Procesos de bajo volumen + alta complejidad
Si un proceso ocurre 2-3 veces al mes y cada caso es completamente único, automatizarlo cuesta más que ejecutarlo manual. El setup de la automatización (40-80h dev) no se amortiza si solo se usa 36 veces al año.
Regla práctica: el proceso debe ocurrir mínimo 20 veces/mes O ahorrar mínimo 10h humanas/mes para justificar automatización. Por debajo, no automatices.
Procesos donde el contacto humano genera la venta
Servicios de alta confianza (asesoría legal, consultoría médica, ventas enterprise $50k+) la conversión depende de la conexión humana. Automatizar el primer contacto puede matar la venta.
Solución correcta: automatizar el agendamiento del primer contacto humano, NO reemplazarlo. El bot WhatsApp filtra, califica y agenda; el humano cierra.
Procesos con regulación estricta
Hay industrias donde automatizar puede crear pasivos legales:
- •Diagnóstico médico: un bot no puede diagnosticar. Solo orientar. Confundir esto puede traer demanda.
- •Asesoría legal específica: un bot puede dar info general, no consejo legal aplicado. Cliente actúa sobre consejo errado = liability.
- •Decisiones financieras críticas: otorgamiento de crédito, suspensión de servicios. Automatizar sin override humano genera disputas.
- •Privacidad de datos sensibles (Ley 8968 CR): algunos datos no se procesan en LLM cloud sin DPA explícito.
Procesos que cambian frecuentemente
Si un proceso cambia cada 2-3 meses (porque el negocio está iterando, regulaciones cambian, mercado evoluciona), automatizarlo crea deuda técnica acumulada.
Cada cambio requiere ajustar la automatización (pagás horas dev). Si los cambios son frecuentes, el costo de mantenimiento supera el ahorro operativo.
Solución: estabilizar el proceso manual primero, esperar 6-12 meses sin cambios mayores, luego automatizar.
Procesos donde el equipo no quiere automatizar
Si el equipo que ejecuta el proceso resiste activamente la automatización (porque siente que pierden trabajo, porque no confían en la tecnología, porque consideran que la IA va a fallar), automatizar fuerza el rechazo de los datos resultantes.
Caso real: instalamos sistema de automatización en empresa donde admin no quería usarlo. 6 meses después, datos del sistema vs Excel paralelo del admin no coincidían. Tuvimos que desinstalar.
Solución: involucrar al equipo desde el diagnóstico (WaveAudit). Si hay resistencia genuina, abordarla antes de proponer la automatización.
Procesos que requieren juicio contextual fino
Hay decisiones que dependen de contexto que la IA no puede capturar bien:
- •Negociación de precios con cliente conflictivo conocido.
- •Manejo de queja escalada por situación particular emocional.
- •Decisiones estratégicas con riesgo reputacional.
- •Casos de borderline ético donde política escrita no aplica claramente.
Conclusión
El mejor consultor de automatización dice 'no' a procesos que no se deben automatizar — porque el proyecto fallido daña tanto al cliente como a la consultora. ProcessWave hace WaveAudit gratis para identificar qué SÍ y qué NO automatizar antes de cotizar. Si lo único que necesitás es escuchar 'sí, todo es posible', somos la consultora equivocada.